REGULAMIN MARATONU
§1. Postanowienia ogólne
1. Organizatorem I Sosnowieckiego Maratonu Fotograficznego, zwanego dalej „Maratonem”, jest Stowarzyszenie Miłośników Fotografii, ul. Będzińska 65/211, 41-200 Sosnowiec, NIP: 6443521853, REGON: 365951215, zwane dalej „Organizatorem”.
2. Maraton odbędzie się w dniu 3 października 2026 r. na terenie Sosnowca.
3. Maraton organizowany jest w ramach I Międzynarodowego Biennale Fotograficznego Festival200.
4. Zadanie publiczne pn.„I Sosnowiecki Maraton Fotograficzny" jest współfinansowane ze środków otrzymanych od Gminy Sosnowiec.
5. Udział w Maratonie jest nieodpłatny.
6. Maraton ma formę jednodniowego konkursu fotograficznego, podczas którego uczestnicy wykonują fotografie na terenie miasta, realizując tematy ogłaszane przez Organizatora w trakcie wydarzenia.
7. Celem Maratonu jest popularyzacja fotografii, rozwijanie kreatywności, promocja fotografii miejskiej, aktywnego uczestnictwa w kulturze oraz twórczego poznawania przestrzeni Sosnowca.
8. Udział w Maratonie jest dobrowolny i oznacza akceptację niniejszego regulaminu.
9. Regulamin określa zasady udziału w Maratonie, sposób zgłaszania uczestników, zasady wykonywania i przekazywania fotografii, tryb oceny prac, zasady przyznawania nagród oraz prawa i obowiązki uczestników.
§2. Uczestnicy
1. W Maratonie mogą uczestniczyć osoby pełnoletnie oraz osoby niepełnoletnie posiadające pisemną zgodę rodzica lub opiekuna prawnego.
2. Warunkiem udziału w Maratonie jest prawidłowe wypełnienie
i przesłanie formularza zgłoszeniowego, dokonanie rejestracji w terminie określonym w harmonogramie Maratonu oraz akceptacja niniejszego Regulaminu.
3. Formularz zgłoszeniowy będzie dostępny do pobrania na profilu Facebook Stowarzyszenia Miłośników Fotografii oraz na stronie internetowej: https://sosnowieckimaraton.wixsite.com/sosnowiecki-maraton.
4. Zgłoszenia do udziału w Maratonie należy przesyłać drogą elektroniczną na adres e-mail: sosnowieckimaraton@gmail.com do dnia 1 października 2026 r. włącznie. Do zgłoszenia należy dołączyć prawidłowo wypełniony formularz zgłoszeniowy oraz, w przypadku osób niepełnoletnich, pisemną zgodę rodzica lub opiekuna prawnego.
5. Możliwe będzie również zgłoszenie udziału w dniu Maratonu, przed jego rozpoczęciem, w miejscu wskazanym przez Organizatora, pod warunkiem dostępności miejsc.
6. Organizator może odmówić przyjęcia zgłoszenia niekompletnego, nieczytelnego lub złożonego niezgodnie z zasadami określonymi w regulaminie.
7. Uczestnik bierze udział w Maratonie samodzielnie i zgłasza do oceny wyłącznie własne fotografie.
§3. Przebieg Maratonu
1. Maraton odbywa się w dniu 3 października 2026 r. zgodnie
z harmonogramem ogłoszonym przez Organizatora.
2. Zadaniem uczestnika jest wykonanie 10 fotografii odpowiadających 10 tematom ogłaszanym przez Organizatora w trakcie Maratonu.
3. Tematy będą ogłaszane etapami, w miejscu i czasie wskazanym przez Organizatora.
4. Do każdego tematu uczestnik zgłasza jedną fotografię.
5. Fotografie mogą być wykonywane w dowolnej kolejności, pod warunkiem że odpowiadają ogłoszonym tematom i zostały wykonane wyłącznie podczas trwania Maratonu.
6. Nieobecność uczestnika podczas ogłoszenia tematu nie powoduje jego ponownego ogłoszenia ani wydłużenia czasu przeznaczonego na wykonanie fotografii.
7. Fotografie należy przekazać Organizatorowi w terminie, miejscu
i formie wskazanych w harmonogramie Maratonu.
§4. Zasady wykonywania i przekazania zdjęć Organizatorowi
1. Zdjęcia mogą być wykonane aparatem fotograficznym lub telefonem komórkowym.
2. Każdy uczestnik przekazuje 10 fotografii, po jednej do każdego tematu.
3. Fotografie zgłaszane do Maratonu powinny posiadać zachowane dane EXIF, w szczególności datę i godzinę wykonania zdjęcia.
4. Organizator ma prawo weryfikować oryginalne pliki zdjęć oraz ich metadane EXIF, a na żądanie Organizatora uczestnik zobowiązany jest do udostępnienia oryginalnych plików bezpośrednio z aparatu, telefonu lub karty pamięci.
5. Brak możliwości weryfikacji pliku lub danych EXIF może skutkować odrzuceniem fotografii, jeżeli uniemożliwia potwierdzenie zgodności pracy z regulaminem.
6. Niedopuszczalne jest wykorzystywanie zdjęć wykonanych przed rozpoczęciem Maratonu.
7. Zabrania się fotomontażu, dodawania lub usuwania elementów obrazu oraz wykorzystywania narzędzi sztucznej inteligencji do generowania lub modyfikowania fotografii.
8. Dopuszcza się podstawową obróbkę fotografii we własnym zakresie, w tym m.in. korektę jasności, kontrastu, kolorystyki, balansu bieli, nasycenia, wyostrzanie oraz kadrowanie.
9. Przyjmowane będą pliki JPG, 300 DPI, o wielkości pojedynczego pliku od 2 MB do 5 MB. Dłuższy bok minimum 2000 pixeli.
10. Pliki powinny być nazwane w sposób umożliwiający jednoznaczne przypisanie fotografii do uczestnika oraz tematu, zgodnie z instrukcją przekazaną przez Organizatora.
11. Zdjęcia konkursowe należy przekazać Organizatorowi najpóźniej do godz. 20:30.
12. Zdjęcia można przekazać na nośniku USB, karcie pamięci, poprzez laptop Organizatora.
13. Organizator będzie zgrywał zdjęcia na komputer z nośnika USB, karty pamięci.
14. Zdjęcia wykonane telefonem można przesyłać na adres e-mail Organizatora w obecności Organizatora, w celu potwierdzenia prawidłowego odebrania zdjęć.
15. Prace przekazane po godz. 20:30 mogą nie zostać przyjęte do oceny.
§5. Numer identyfikacyjny
1. Każdemu uczestnikowi Maratonu zostanie nadany indywidualny numer identyfikacyjny.
2. Numer identyfikacyjny służy do oznaczania fotografii zgłaszanych do oceny oraz do identyfikacji uczestnika przez Organizatora.
3. Fotografie przekazywane Jury będą oznaczone numerem identyfikacyjnym uczestnika, bez podawania jego imienia i nazwiska.
4. Jury ocenia prace anonimowo, bez znajomości danych autorów.
5. Dane autorów prac mogą zostać ujawnione po zakończeniu oceny
i zatwierdzeniu wyników przez Jury.
§6. Ocena prac
1. Fotografie ocenia Jury powołane przez Organizatora.
2. Ocenie podlega komplet fotografii zgłoszonych przez uczestnika, obejmujący po jednej fotografii do każdego z 10 tematów.
3. Przy ocenie prac Jury bierze pod uwagę:
a) zgodność fotografii z tematami,
b) pomysłowość i kreatywność,
c) walory artystyczne i kompozycyjne,
d) jakość wykonania,
e) spójność całego zestawu fotografii.
4. Jury przyzna nagrody główne za I, II i III miejsce, a także może przyznać wyróżnienia oraz nagrody specjalne, jeżeli zostały przewidziane przez Organizatora lub sponsorów.
5. Niezależnie od przyznanych nagród, Jury wybierze 20 najlepszych kompletnych zestawów fotografii. Zestawy te zostaną zakwalifikowane do wystawy podsumowującej Sosnowiecki Maraton Fotograficzny.
6. Organizator może przyznać dodatkowe nagrody rzeczowe ufundowane przez sponsorów lub partnerów Maratonu. Informacja o nich zostanie podana w komunikatach Organizatora.
7. Fotografie niespełniające wymogów regulaminu mogą zostać wyłączone z oceny.
8. Decyzje Jury są ostateczne i nie podlegają odwołaniu.
§7. Prawa autorskie
1. Uczestnik oświadcza, że jest autorem fotografii zgłoszonych do Maratonu oraz że fotografie nie naruszają praw osób trzecich.
2. Autor zachowuje autorskie prawa osobiste i majątkowe do zgłoszonych fotografii.
3. Z chwilą przekazania fotografii Organizatorowi uczestnik udziela Organizatorowi nieodpłatnej, niewyłącznej i nieograniczonej terytorialnie licencji na wykorzystanie fotografii w celach związanych z organizacją, promocją, dokumentacją, wystawą pokonkursową, publikacjami, archiwizacją i sprawozdawczością projektu.
4. Licencja obejmuje utrwalanie, zwielokrotnianie, publikację
w internecie, mediach społecznościowych, materiałach drukowanych, prezentację podczas wystaw, pokazów i wydarzeń promujących Maraton, z obowiązkiem oznaczenia autora fotografii, jeżeli będzie to technicznie możliwe.
5. Sponsorzy i partnerzy wydarzenia mogą wykorzystywać fotografie konkursowe wyłącznie za pośrednictwem materiałów przygotowanych lub zaakceptowanych przez Organizatora, chyba że autor fotografii udzieli im odrębnej zgody.
6. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za zgodność zgłoszonych fotografii z prawem, w szczególności w zakresie praw autorskich, dóbr osobistych i wizerunku osób przedstawionych na fotografiach.
§8. Wizerunek
1. Podczas I Sosnowieckiego Maratonu Fotograficznego, gali finałowej, wręczenia nagród oraz wystawy pokonkursowej Organizator może wykonywać dokumentację fotograficzną i filmową wydarzenia w celach dokumentacyjnych, informacyjnych, promocyjnych, archiwizacyjnych i sprawozdawczych związanych z realizacją Maratonu.
2. Publikacja indywidualnego wizerunku uczestnika, w szczególności portretu, zbliżenia, zdjęcia pozowanego lub materiału, w którym uczestnik stanowi główny element fotografii albo nagrania, odbywa się na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody udzielonej w formularzu zgłoszeniowym.
3. Zgoda na publikację indywidualnego wizerunku nie jest warunkiem udziału w Maratonie. Brak zgody nie powoduje wykluczenia uczestnika ani ograniczenia jego praw wynikających z udziału w wydarzeniu.
4. Zgoda na publikację indywidualnego wizerunku może zostać wycofana w dowolnym momencie poprzez kontakt z Organizatorem, w szczególności pod adresem e-mail: kontaktsmf@gmail.com. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania wizerunku dokonanego przed jej wycofaniem.
5. Dokumentacja wydarzenia może obejmować również uczestników, osoby towarzyszące, publiczność, gości gali finałowej oraz osoby odwiedzające wystawę. Odrębne zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku nie jest wymagane, jeżeli dana osoba stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz lub publiczna impreza, zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
6. Wyjątek określony w ust. 5 nie dotyczy sytuacji, w której konkretna osoba stanowi główny lub istotny element materiału, w szczególności portretu, zbliżenia, zdjęcia pozowanego, indywidualnej wypowiedzi lub nagrania skoncentrowanego na tej osobie. Publikacja takiego materiału wymaga odrębnej podstawy prawnej, w szczególności zgody osoby przedstawionej.
7. W przypadku osoby niepełnoletniej zgodę na publikację jej indywidualnego wizerunku wyraża rodzic lub opiekun prawny. Przy publikacji wizerunku osoby niepełnoletniej Organizator stosuje szczególną ostrożność, uwzględniając jej prywatność, bezpieczeństwo oraz, stosownie do wieku i stopnia dojrzałości, stanowisko dziecka.
8. Szczegółowe zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym danych osobowych w postaci wizerunku, określa §9. Ochrona danych osobowych (RODO) oraz klauzula informacyjna przekazywana uczestnikowi wraz z formularzem zgłoszeniowym.
§ 9. Ochrona danych osobowych (RODO)
-
Administratorem danych osobowych uczestników I Sosnowieckiego Maratonu Fotograficznego jest Stowarzyszenie Miłośników Fotografii, ul. Będzińska 65/211, 41-200 Sosnowiec, e-mail: kontaktsmf@gmail.com.
-
Dane osobowe uczestników, a w przypadku uczestników niepełnoletnich również ich rodziców lub opiekunów prawnych, są przetwarzane w zakresie niezbędnym do organizacji i przeprowadzenia Maratonu, w szczególności w celu przyjmowania i obsługi zgłoszeń, kontaktu organizacyjnego, identyfikacji prac konkursowych, przeprowadzenia oceny przez jury, ustalenia wyników, przygotowania wystawy pokonkursowej, przyznania nagród oraz dokumentacji i rozliczenia projektu.
-
Dane niezbędne do udziału w Maratonie są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, dane wymagane w związku z obowiązkami prawnymi Organizatora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a dane niezbędne do dokumentowania projektu, zabezpieczenia dokumentacji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.Podanie danych wymaganych w formularzu zgłoszeniowym jest dobrowolne, jednak niezbędne do udziału w Maratonie. Niepodanie danych niezbędnych do przyjęcia i obsługi zgłoszenia może skutkować brakiem możliwości uczestnictwa w wydarzeniu.
-
Podanie informacji dotyczących szczególnych potrzeb uczestnika jest dobrowolne. Jeżeli informacje te obejmują dane dotyczące zdrowia, niepełnosprawności lub inne dane szczególnej kategorii, są one przetwarzane wyłącznie w celu zapewnienia odpowiedniego wsparcia organizacyjnego i dostępności wydarzenia, na podstawie wyraźnej zgody zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
-
Dostęp do danych osobowych mogą posiadać osoby upoważnione przez Organizatora oraz podmioty uczestniczące w realizacji lub rozliczeniu projektu w niezbędnym zakresie, w szczególności członkowie jury, dostawcy usług informatycznych, podmioty świadczące usługi księgowe lub administracyjne, Gmina Sosnowiec – jeżeli wynika to z zasad realizacji lub rozliczenia zadania publicznego – oraz inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
-
W celu ograniczenia zakresu danych przekazywanych jury prace konkursowe mogą być oznaczane numerem identyfikacyjnym uczestnika zamiast jego imieniem i nazwiskiem. Dane pozwalające przyporządkować numer uczestnika do konkretnej osoby pozostają w dokumentacji Organizatora.
-
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do organizacji, przeprowadzenia, dokumentacji i rozliczenia projektu, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub zasadami przechowywania dokumentacji związanej z realizacją zadania publicznego. Dane przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania.
-
Osobie, której dane dotyczą, przysługują – w przypadkach określonych w RODO – prawa do dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu. W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody osoba może ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
-
W celu skorzystania ze swoich praw uczestnik lub jego przedstawiciel ustawowy może skontaktować się z Organizatorem pod adresem kontaktsmf@gmail.com. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
-
Dane uczestników nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
-
Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym informacje dotyczące ewentualnego przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, znajdują się w klauzuli informacyjnej RODO przekazywanej uczestnikowi wraz z formularzem zgłoszeniowym. Uczestnik potwierdza w formularzu otrzymanie klauzuli informacyjnej i zapoznanie się z jej treścią.
-
Zgoda dotycząca wykorzystania wizerunku jest dobrowolna i jest udzielana odrębnie w formularzu zgłoszeniowym. Brak zgody na wykorzystanie wizerunku nie może stanowić podstawy odmowy udziału w Maratonie.
§10. Nagrody
1. Organizator przewidział nagrody pieniężne dla laureatów Maratonu. Nagrody zostaną przyznane w następującej wysokości:
I miejsce – 2000 zł.
II miejsce – 1500 zł.
III miejsce – 1000 zł.
Wyróżnienie Jury – 500 zł.
2. Organizator dopuszcza możliwość przyznania nagród dodatkowych. Decyzję o przyznaniu nagród, wyróżnień oraz ewentualnych nagród dodatkowych podejmuje Jury lub Organizator, zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie.
§11. Postanowienia końcowe
1. Organizator zastrzega sobie prawo do interpretacji niniejszego regulaminu.
2. Organizator może wykluczyć uczestnika naruszającego regulamin, zasady uczciwej rywalizacji lub prawa osób trzecich.
3. Organizator może wprowadzić zmiany organizacyjne dotyczące przebiegu Maratonu, jeżeli będą one konieczne z przyczyn technicznych, organizacyjnych, bezpieczeństwa lub działania siły wyższej.
4. Maraton nie jest grą losową ani zakładem wzajemnym.
5. W sprawach nieuregulowanych regulaminem decyzję podejmuje Organizator.
6. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania.